Comunicaciones Oficiales
Es el proceso oficial entre
las dependencias de una entidad o entre las organizaciones, generando como
soporte una serie de documentos, tanto interno como externo. Ellas son:
Oficios
Es una comunicación oficial
escrita, es externa y se utiliza principalmente para dar
mensajes, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras
entidades, personas naturales, o jurídicas, sobre asuntos específicos
relacionados con las actividades de las competencias de quien las expide.
Actas
Documento en el que consta
lo sucedido, tratado o acordado en una reunión; estas se levantaran en relación
con las actividades de la junta directiva, de los consejos, los comités, o
cualquier actividad administrativa que así lo amerite.
Informes
Es el documento que se caracteriza por contener información que refleja
el resultado de una investigación o de un trabajo; el propósito de un informe
es obviamente informar.
Resoluciones
Son actos administrativos de
carácter general o particular, expedidas de acuerdo con las facultades legales
que la ley o los reglamentos concedan, pueden ser externas o internas.
Resoluciones Externas
Reglamentan y desarrollan la
aplicación de disposiciones sustantivas, contenidas en decretos y hacen
referencia a aspectos técnicos o de interpretación.
Resoluciones
Internas.
Tienen por objeto dar
cumplimiento a funciones de carácter
administrativo, cuya facultad radica esencialmente, en el director
General y en el secretario General.
Formatos
Se refiere al aspecto del
texto , es la presentación del documento, el cual tiene unas características
determinadas.
Comunicaciones
Urgentes
Son aquellas que transmiten órdenes,
noticias o avisos en el menor tiempo posible.
Telegrama
Es la transmisión a larga distancia de un mensaje escrito, hoy
en día usamos fax, el email, y las redes informática incluida, la internet.
Conservación
Documental
Definición
La conservación de
archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser
preventiva o de intervención directa. Las entidades productoras o las que
custodian documentos oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables
del manejo directo y conservación-preventiva que sean necesarias para
garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información
contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la
Nación expuestos en el Reglamento General de la Nación.
Para garantizar la conservación del material documental es necesario que los archivos desarrollen programas específicos de trabajo, con un enfoque integral y dirigido a acciones de tipo preventivo que garanticen la integridad física y funcional de los documentos desde su misma producción hasta su disposición final en el archivo histórico bajo el concepto de archivo total.
Principales Facotes de
Deterioro en los Bienes Documentales
1.
Ambientales
Involucran elementos como la
temperatura, la humedad relativa, la luz, los contaminantes atmosféricos y el
polvo, los cuales por la acción permanente o por las fluctuaciones degradan los
diferentes soportes.
Bióticos:
Interactuando con los
anteriores, aparecen los agentes biológicos (microorganismos, insectos y
roedores) los cuales alteran y degradan los diferentes soportes, ocasionando
erosiones superficiales, manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos
estructurales, faltantes, galerías, cavernas, entre otros.
Interactuando con los
medios-ambientales, propician la aparición de todos estos agentes biológicos
que alteran y deterioran el material documental. Desastres:
A las deficientes
condiciones administrativas y físicas, en las que se hallan los archivos del
país, se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y
sistemas de prevención, detección y control en caso de desastres (incendios,
terremotos e inundaciones).
Antropogénicos
Los deterioros son debidos
principalmente al uso indiscriminado de deficientes medios de agrupación
(clips, ganchos de cosedora, etc.), unidades de almacenamiento (carpetas,
cajas, etc.) Y depósito; ausencia total de efectivos programas de
mantenimiento, malas manipulaciones Recomendaciones para el mantenimiento de
los documentos es la limpieza de los sitios de ubicación de estos: como el
polvo Unidades de conservación:
Otra forma de conservación
son las carpetas, las bolsas, las cajas.
La norma técnica colombiana
4436 nos indica el tipo de papel tinta y cuidados que debemos de tener con la documentación.
Las entidades son
responsables por la adecuada conservación de su documentación. Es recomendable
la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y
exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5, la hoja de papel
bon Las tintas de impresión deben poseer
estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar
modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Cronológico
Es un término que deriva de un vocabulario griego y que es definido como la
ciencia que permite determinar el orden y las fechas de los sucesos históricos.
La cronología, por lo tanto, forma parte de los estudios de la historia.
Secuencia de hechos o acontecimientos ordenados de acuerdo con las fechas en
que se producen: el manual incluye una cronología de cada etapa histórica.
Orden cronológico es simplemente ordenar algo
desde el más reciente hasta llegar al más viejo, o al contrario, desde el más
viejo al más reciente, por ejemplo ordenar cronológicamente un álbum de fotos
tuyo seria: cuando tenías 1 año, luego a los 2 años, a los 3 años, luego a los
4. y así le sigues hasta la edad actual, eso sería un buen ejemplo de orden
cronológico. Ejemplo
Documento Electrónico de
Archivo
Es el registro de información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medio de electrónicos, que permanece en estos
medios durante su vida vital; es producida por una persona o entidad, en razón
de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivistas.
Palabra Clave:
Gestión de documentos electrónicos, archivos, autentificación, conservación
preventiva, organización acceso.
Medidas
De Conservación Preventiva
Son 3:
- Protección de los agentes, deterioro físicos y bióticos
- Defensas de los virus informáticos
3.
Reproducción
de los documentos, tanto para disponer de copias de seguridad como para luchar
contra la obsolescencia.
Documento original.
Que es un documento Original?.
Un documento es un testimonio de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de
soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua
natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en
un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica,
audiovisual, etc.
Características básicas
Tradicionalmente, el medio de un
documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta
(esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico
(mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de
la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que
contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora
mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo
en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de
almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su
contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más
frecuente decirle solamente archivo.
Todo objeto material que porte,
registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el
contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha
información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como
instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Características del
soporte material.
- Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que es el papel.
- No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.
