PERFORAR
Y REGISTROS
Utilizamos una perforadora y
debemos tener en cuenta cuatro pasos importantes
1. Los documentos deben
estar lineados en la parte superior, No en el centro.
2. Se debe tomar como base o
guía una hoja tamaño , siempre y cuando se emplee un expediente o una hoja
tamaño carta según el caso.
3. Ganchos plásticos en las
unidades de conservación (carpeta)
Perforar en espacios blancos, no donde exista
la información.
Antes de perforar un
documento, se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contenga información en forma horizontal, se debe ubicar teniendo en cuenta que el titulo o
encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente lineados.
REGISTRO.
Su finalidad es el control
de todos los documentos que entran y
salen en los diferentes órganos de la entidad; tenemos varias clases de
registros:
REGISTRO
GENERAL
Consiste en anotar toda la
comunicación tanto de entrada como de salida, que se establezca en el exterior.
Pueden ser de 2 tipos. Registro general de entrada: es donde se asienta todo
escrito que se reciba para esto se puede utilizar dos procedimientos: registro
único, se utiliza un libro para los diferentes departamentos de un mismo
órgano; registro simple es un libro por cada departamento de la misma entidad
que reciba correspondencia.
REGISTRÓ
GENERAL DE SALIDA
Se anotan las salidas de los
escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
REGISTRÓ
AUXILIAR
Se podrán crear en las
unidades administrativas correspondientes de su propia organización, con el fin
de facilitar al prestación de escritos y comunicaciones, dichos registros serán
auxiliares del registro general al que comunicaran toda anotación que efectúen.
REGISTRO
DE ARCHIVO
Para inscribir todos aquellos
documentos que han sido archivados.
FUNCION
DE LOS REGISTROS
Facilita
la localización.
Da
testimonio de que un documento entro o no por la institución.
Se
conoce el destino final si ha sido destruido o archivado.
Permite
conocer los datos más significativos de un documento, sin necesidad de consultarlo directamente ya que en el registro queda anotado todo
VENTAJAS
• Revela el significado de los documentos.
• Proporciona al archivista una
guía práctica y económica para ordenar, describir y analizar los documentos en
custodia.
• Al cuidar los documentos,
protege su integridad ya que los orígenes y procedimientos de su existencia
reflejan su ordenación.
PRICIPIOS
DE ORDEN ORIGINAL
Se trata de un principio
fundamental. De la teoría archivística por el cual se establece que la
disposición técnica de los documentos debe respetar la conciencia de los trámites
que los produjo, es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
No se debe confundir este
principio con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función en de la
organización de un archivo, la
ordenación es un sistema en el cual las
agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico o no
masetico.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Muchas son las concepciones
sobre la dicotomía de la archivística como ciencia o disciplina, así mismo
muchas son las bases prácticas o si se quiere teóricas, que podemos enunciar
sobre esta área, de las bien conocidas ciencias de la información y de la documentación.
El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha
integrado la fundamentación teórica y práctica de la archivística; éste se le
atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio
nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los
documentos.
UNIDAD DOCUMENTAL
• Elemento
indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solo
• documento,
o por un conjunto de ellos que conforman un expediente.
• Ejemplo.
Oficio de remisión del Ayuntamiento de Lebrija adjuntando solicitud de Interés
• Turístico
de Andalucía.
• Solicitud del Ayuntamiento.
¿QUE ES UN ARCHIVO
ELECTRÓNICO?
Es el conjunto de documentos
electrónicos producidos y tratados archivísticamente siguiendo la estructura
orgánico funcional.
Es el sistema que
ofrece almacenamiento seguro para los
documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el siclo de
vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo
(preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite
la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento
administrativo tanto por parte de los empleados de la administración como de
los interesados en el procedimiento.
¿Qué es un Archivo Histórico?.
Los Archivos Históricos son instituciones de carácter público que tienen
como finalidad rescatar, clasificar, catalogar, custodiar y poner a disposición
para la consulta pública, la documentación de carácter archivística. Los
archivos estatales se erigen en los registros administrativos de las
actividades institucionales y sociales de una determinada comunidad, reflejando
aspectos significativos de su evolución y transformándolos en fuente directa de
legitimidad. El conocimiento histórico y social de los pueblos se vuelve un
imperativo necesario, donde las fuentes documentales se constituyen en
portadoras de huellas y vestigios del pasado.
¿Qué relevancia tienen?
La investigación histórica nos da la posibilidad de que el investigador
pueda explicar, comprender o interpretar un determinado aspecto del pasado. En
este sentido los archivos históricos se constituyen en reservorios en partes
significativas de la memoria colectiva de los pueblo. Cobrando especial importancia,
por cuanto en sus fondos reposan valiosos testimonios documentales a la espera
de ser descubiertos.
Funciones del Archivo
Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa,
durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las
oficinas y para la toma de decisiones.
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son
de uso corriente por parte de las oficinas.
Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un
tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados
indefinidamente y destruir el resto.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes
etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información,
mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de
las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que
garantice la conservación integra en el tiempo.
Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden
firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio
Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al
servicio de: La administración que emite los documentos.
Los ciudadanos. La investigación y la difusión cultural.
ETAPAS DEL ARCHIVO
Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que
son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es mas
conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5
años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los da vez es mayor la
documentación que se acumula en las oficinas.
Archivo administrativo: sólo
las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como
archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien
acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al
archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta
fase la documentación esta bajo responsabilidad del archivero. Tras quince años
de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.
Archivo intermedio: la
documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido
creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el
archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de
conservar lo pertinente.
Archivo histórico: a
partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo,
histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen
su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye
parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad
Rotular.
La rotulación es el arte de dibujar. Es toda perfección que se consigue
cuando se está trazando las literales del mismo.
Legibilidad es término empleado en el diseño tipográfico de rotulación,
para definir una cualidad deseable en la impresión de las letras del texto.
Algo legible es la facilidad o complejidad de la lectura de una letra.
La letra
Define la forma de la letra su tipo de letra que
puede ser con o sin serifias Su estilo:
negrita, cursiva.
Una letra de tamaño grande es más legible que
otra de tamaño más pequeño. Pero existe un tamaño ideal que anima y favorece la
lectura, generalmente se escribe el título de mayores dimensiones respecto al
contenido del texto; puede usarse también la letra capital. Por ejemplo para un
cartel que se observará a 10 metros, la altura de la letra debe ser, al menos
de 2,5 cm, mientras que para una valla publicitaria que deba leerse a 60 m, la
altura de la letra deberá ser al menos de 15 cm.
Espaciado entre letra y letra.
Un título o un rótulo cuyas letras se unan
materialmente unas a otras no ofrecen buena legibilidad, y podría mal
entenderse, aunque algunos grafistas defienden esta fórmula, atentos solamente
al efecto plástico. La distancia recomendada entre una letra y otra es de 2
La calidad de impresión Y colores
Una impresión deficiente con errores, remosqueados, exceso de tinta, pisada
o presión excesiva, puede perjudicar notablemente la legibilidad y el arte de
la misma.
Los tipos negros sobre fondo blanco, reflejan mayor legibilidad, el efecto
contrario, texto blanco sobre fondo negro, que sería lo contrario. Tanto los
trazos como la fórmula de combinación colora son indispensables para el mismo,
entra en este juego la ocasión o el mensaje que llevará el mismo, pues no sería
lo mismo las letras y colores de una escuela que aquellas de una invitación a
fiesta.
Legajo
Reunión de los documentos relativos a un mismo asunto.
Atado de papeles o conjunto de documentos constituyen un expediente o unos
autos, ya totalmente o algunas de sus partes principales.
Serie documental
Es el Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplo: Hojas de Vida o Historias laborales, Contratos, Actas, Informes,
entre otros.
