PERFORAR Y REGISTRAR

PERFORAR Y REGISTROS

Utilizamos una perforadora y debemos tener en cuenta cuatro pasos importantes

1. Los documentos deben estar lineados en la parte superior, No en el centro.

2. Se debe tomar como base o guía una hoja tamaño , siempre y cuando se emplee un expediente o una hoja tamaño carta según el caso.

3. Ganchos plásticos en las unidades de conservación (carpeta)

 Perforar en espacios blancos, no donde exista la información.

Antes de perforar un documento, se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contenga  información en forma horizontal, se debe  ubicar teniendo en cuenta que el titulo o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente lineados.

REGISTRO.

Su finalidad es el control de  todos los documentos que entran y salen en los diferentes órganos de la entidad; tenemos varias clases de registros:

REGISTRO GENERAL

Consiste en anotar toda la comunicación tanto de entrada como de salida, que se establezca en el exterior. Pueden ser de 2 tipos. Registro general de entrada: es donde se asienta todo escrito que se reciba para esto se puede utilizar dos procedimientos: registro único, se utiliza un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano; registro simple es un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.

REGISTRÓ GENERAL DE SALIDA

Se anotan las salidas de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

REGISTRÓ AUXILIAR

Se podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización, con el fin de facilitar al prestación de escritos y comunicaciones, dichos registros serán auxiliares del registro general al que comunicaran toda anotación que efectúen. 

REGISTRO DE ARCHIVO

Para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados.

FUNCION DE LOS REGISTROS

Facilita la localización.

Da testimonio de que un documento entro o no por la institución.

Se conoce el destino final si ha sido destruido o archivado.

Permite conocer los datos más significativos de un documento, sin necesidad de consultarlo directamente ya que en el registro queda anotado todo 

VENTAJAS

•      Revela el significado de los documentos.

•      Proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y analizar los documentos en custodia.

•      Al cuidar los documentos, protege su integridad ya que los orígenes y procedimientos de su existencia reflejan su ordenación.

PRICIPIOS DE ORDEN  ORIGINAL

Se trata de un principio fundamental. De la teoría archivística por el cual se establece que la disposición técnica de los documentos debe respetar la conciencia de los trámites que los produjo, es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

No se debe confundir este principio con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función en de la organización de un archivo, la  ordenación es un sistema en el cual las  agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico o no masetico.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Muchas son las concepciones sobre la dicotomía de la archivística como ciencia o disciplina, así mismo muchas son las bases prácticas o si se quiere teóricas, que podemos enunciar sobre esta área, de las bien conocidas ciencias de la información y de la documentación. El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha integrado la fundamentación teórica y práctica de la archivística; éste se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos.

UNIDAD DOCUMENTAL

•  Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solo

•  documento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente.

•   Ejemplo. Oficio de remisión del Ayuntamiento de Lebrija adjuntando solicitud de Interés

•   Turístico de Andalucía.

•   Solicitud del Ayuntamiento.

¿QUE ES UN ARCHIVO ELECTRÓNICO? 

Es el conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados archivísticamente siguiendo la estructura orgánico funcional.

Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro   para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el siclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la administración como de los interesados en el procedimiento.

¿Qué es un Archivo Histórico?.

Los Archivos Históricos son instituciones de carácter público que tienen como finalidad rescatar, clasificar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística. Los archivos estatales se erigen en los registros administrativos de las actividades institucionales y sociales de una determinada comunidad, reflejando aspectos significativos de su evolución y transformándolos en fuente directa de legitimidad. El conocimiento histórico y social de los pueblos se vuelve un imperativo necesario, donde las fuentes documentales se constituyen en portadoras de huellas y vestigios del pasado.

¿Qué relevancia tienen?

La investigación histórica nos da la posibilidad de que el investigador pueda explicar, comprender o interpretar un determinado aspecto del pasado. En este sentido los archivos históricos se constituyen en reservorios en partes significativas de la memoria colectiva de los pueblo. Cobrando especial importancia, por cuanto en sus fondos reposan valiosos testimonios documentales a la espera de ser descubiertos.

Funciones del Archivo

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.

Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio

Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de: La administración que emite los documentos.

Los ciudadanos. La investigación y la difusión cultural.

ETAPAS DEL ARCHIVO

 

 

Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es mas conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los da vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.

Archivo administrativo: sólo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación esta bajo responsabilidad del archivero. Tras quince años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.

Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

Archivo histórico: a partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad

Rotular.

La rotulación es el arte de dibujar. Es toda perfección que se consigue cuando se está trazando las literales del mismo.

Legibilidad es término empleado en el diseño tipográfico de rotulación, para definir una cualidad deseable en la impresión de las letras del texto. Algo legible es la facilidad o complejidad de la lectura de una letra.

La letra

Define la forma de la letra su tipo de letra que puede ser con o sin serifias  Su estilo: negrita, cursiva.

Una letra de tamaño grande es más legible que otra de tamaño más pequeño. Pero existe un tamaño ideal que anima y favorece la lectura, generalmente se escribe el título de mayores dimensiones respecto al contenido del texto; puede usarse también la letra capital. Por ejemplo para un cartel que se observará a 10 metros, la altura de la letra debe ser, al menos de 2,5 cm, mientras que para una valla publicitaria que deba leerse a 60 m, la altura de la letra deberá ser al menos de 15 cm.

Espaciado entre letra y letra.

Un título o un rótulo cuyas letras se unan materialmente unas a otras no ofrecen buena legibilidad, y podría mal entenderse, aunque algunos grafistas defienden esta fórmula, atentos solamente al efecto plástico. La distancia recomendada entre una letra y otra es de 2

La calidad de impresión Y colores

Una impresión deficiente con errores, remosqueados, exceso de tinta, pisada o presión excesiva, puede perjudicar notablemente la legibilidad y el arte de la misma.

Los tipos negros sobre fondo blanco, reflejan mayor legibilidad, el efecto contrario, texto blanco sobre fondo negro, que sería lo contrario. Tanto los trazos como la fórmula de combinación colora son indispensables para el mismo, entra en este juego la ocasión o el mensaje que llevará el mismo, pues no sería lo mismo las letras y colores de una escuela que aquellas de una invitación a fiesta.

Legajo

Reunión de los documentos relativos a un mismo asunto.
Atado de papeles o conjunto de documentos constituyen un expediente o unos autos, ya totalmente o algunas de sus partes principales.

Serie documental

Es el Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Ejemplo: Hojas de Vida o Historias laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.